PENGELOLAAN SUBSTANSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN DI MADRASAH

PENGELOLAAN SUBSTANSI ADMINISTRASI PENDIDIKAN
DI MADRASAH

Pendahuluan
Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam suatu organisasi/lembaga atau perkantoran baik negeri maupun swasta. Administrasi adalah upaya menjadikan kegiatan dan kerja/ kegiatan anggota organisasi serta unsur-unsur lainnya menjadi efektif dan efesien. Penyelenggaraan administrasi madrasah adalah upaya pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya madrasah (manusia, dana, sarana, dan lingkungan) secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar tujuan pendidikan di madrasah tercapai secara optimal.

Administrasi sekolah diselenggarakan dengan tujuan ;
1. Tersedianya program kerja yang dapat dijadikan pedoman dalam melaksanakan pendidikan di sekolah sehingga penyelenggaraan sekolah menjadi efisien dan efektif.
2. Terwujudnya konsistensi pelaksanaan pendidikan sesuai dengan yang ditetapkan.
3. Tersedianyan alat control untuk menentukan tingkat keberhasilan pencapaian tujuan sekolah.
4. Tersedianya umpan balik bagi perbaikan proses dan hasil pendidikan di sekolah.
5. Terwujudnya administrasi sekolah yang tertib dan rapi.

Pada dasarnya makalah ini merupakan lanjutan makalah yang lalu, hanya berbeda pada sub/ bagiannya saja. Makalah ini membicarakan pengelolaan administrasi pendidikan di madrasah pada sub informasi, keuangan dan layanan khusus, ketatausahaan, dan kemitraan.
Pembahasan
A. Pengelolaan Dan Pengembangan Administrasi Informasi

Informasi dalam sebuah lembaga pendidikan sangatlah penting, karena dengan informasi kompenen madrasah/ sekolah akan lebih berkembang wawasannya demi pencapaian tujuan pendidikan.
Administrasi yang baik adalah administrasi yang mempunyai informasi yang memenuhi sedikitnya lima persyaratan yaitu : “lengkap, modern, tepat , meyakinkan dan disimpan sedemikian rupa sehingga mudah ditelusuri untuk digunakan sebagai alat pendukung pengambilan keputusan apabila diperlukan . Faktor kelengkapan sangat penting karena informasi yang tidak lengkap dapat berakibat pada kesimpulan yang tidak benar. Faktor kemutlakan tidak kalah pentingnya karena suatu keputusan adalah upaya untuk memecahkan masalah. Orientasi waktu suatu keputusan adalah masa sekarang dan masa depan. Untuk itu akurasi informasi merupakan hal mutlak karena informasi yang tidak akurat justru akan mempersulit proses pengambilan keputusan. Berkaitan erat dengan akurasinya, informasi juga harus dapat dipercaya, artinya data tidak dimanipulasi dalam pengelolaannya yang apabila terjadi akan mengaburkan situasi yang sebenarnya. Seluruh informasi yang telah terkumpul dan terolah harus disimpan sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah diperoleh saat diperlukan
Untuk bisa menciptakan administrasi yang baik yang memenuhi persyaratan diatas diperlukan sistem pengolahan data yang tepat, dimana pengolahan yang tepat pada penggunaan alat pengolah data elektronik misalnya menggunakan komputer dengan semua sarana pendukungnya. Komputer merupakan salah satu pilihan yang tepat karena bisa menampilkan informasi dalam jumlah yang besar & bervariasi, mempunyai cara kerja yang cepat dan aplikasi informasi yang dihasilkan sangat beraneka ragam. Pengolahan data secara elektronik merupakan serangkaian kegiatan terkait dengan lembaga pendidikan dalam hal ini madrasah, yang dimaksudkan untuk penyediaan informasi dengan menggunakan komputer yang mencakup pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan dan pengawasan hasil olahan data.
Saat ini dikenal paling sedikit tiga jenis jaringan, yaitu :
1. Jaringan yang bersifat setempat yang dikenal dengan istilah Jaringan wilayah lokal (Lokal Area Network-LAN).
2. Jaringan wilayah yang luas ( Wide Area Network – WAN )
3. Jaringan Wilayah kota metropolitan (Metropolitan Area Network-MAN ).

Selain ketiga jenis jaringan tersebut diatas pengolahan data dilakukan dengan menggunakan internet yang merupakan jaringan komputer global. Internet sangat bermanfaat karena mempermudah para pengguna untuk berkomunikasi langsung dengan berbagai pihak dan mempermudah memperoleh informasi yang dibutuhkan tanpa dibatasi oleh waktu dan ruang. Perkembangan konsep pengolahan administrasi informasi ini didesain untuk meningkatkan kemampuan sekolah/madrasah dan masyarakat dalam mengelola perubahan pendidikan kaitannya dengan tujuan keseluruhan, kebijakan, strategi, perencanaan, inisiatif kurikulum yang telah ditentukan oleh pemerintah dan otoritas pendidikan. Pendidikan ini menuntut adanya perubahan sikap dan tingkah laku seluruh komponen sekolah/madrasah, kepala sekolah/madrasah, guru dan tenaga staf/administrasi termasuk orang tua dan masyarakat dalam memandang, memahami, membantu sekaligus sebagai pemantau yang melaksanakan monitoring dan evaluasi dalam pengelolaan sekolah/madrasah yang bersangkutan dengan didukung oleh pengelolaan system informasi yang presentatif dan valid.

B. Pengelolaan Dan Pengembangan Administrasi Keuangan Dan Layanan Khusus
1. Keuangan
Keuangan merupakan bagian yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi sekolah/madrasah. Tanpa uang kegiatan sekolah/ madrasah akan mandek. Namun Mujamil Qomar berpendapat, uang/ dana tidak lebih penting dibandingkan dengan kepercayaan. Menurutnya dengan kepercayaan, dana/ uang dapat dengan mudah didatangkan. Terlepas dari itu bagaimanapun peran dana/ uang dalam upaya peningkatan dan pengembangan mutu pendidikan amatlah dibutuhkan.
Terkait dengan fungsi dan peran keuangan ini, Sudarman Danim menyampaikan bahwa ketika kebijakan reformasi pendidikan ingin diimplementasikan, kemampuan financial untuk mendukungnya tidak terhindari. Sebab kemampuan di bidang keuangan merupakan sumber frustasi bagi para pembaru. Keuangan dan pembiyaan merupakan potensi yang sangat menentukan dalam penyelenggaraan pendidikan. Kedua hal tersebut merupakan komponen produksi yang menentukan terlaksananya kegiatan-kegiatan proses belajar mengajar di sekolah/ madrasah bersama komponen-komponen lainnya.
Administrasi keuangan adalah suatu usaha dan kegiatan pengaturan uang yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah/madrasah.

Tujuan administrasi keuangan adalah untuk mewujudkan:
a. Penyelenggaraan pendidkan yang dilaksanakan secara efisien.
b. Terjaminnya kelangsungan hidup dan perkembangan sekolah/madrasah.
c. Tercegahnya kekeliruan, kebocoran, atau penyimpangan penggunaan dana.
d. Terjaminnya akuntabilitas perkembangan sekolah/madrasah.

Komponen administrasi keuangan meliputi kegiatan berikut ini ;
1. Perencanaan.
2. Sumber keuangan.
3. Pengalokasian.
4. Penganggaran.
5. Pemanfaatan dana.
6. Pembukuan.
7. Pemeriksaan dan pengawasan.
8. Pertanggung jawaban dan pelaporan.

Perencanaan anggaran disekolah di adakan menjelang atau pada awal tahun ajaran baru yakni kepala sekolah bersama dewan guru. Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Sekolah (RAPBS) diajukan kepada Kakanwil Kemenag/ Depdikbud untuk mendapatkan persetujuan/ saran perbaikannya yang kemudian menjadi APBS yang sah untuk dapat dilaksanakan.
Sumber keuangan untuk tingkat SD/ MI dan SLTP/ MTs misalnya adalah Dana BOS (Bantuan Operasional Sekolah). Dana BOS ini harus dikelola dengan baik sesuai dengan petunjuk penggunaannya. Sebagai contoh Dana BOS dialokasikan/ digunakan untuk membiayai kegiatan-kegiatan berikut;
1. Pembiayaan seluruh kegiatan dalam rangka penerimaan siswa baru
2. Pembelian buku teks pelajaran
3. Pembelian buku referensi dan panduan guru
4. Pembelajaran remedial, pengayaan, olahraga, kesenian, pramuka, PMR dan sejenisnya
5. Pembiayaan ulangan harian, ulangan umum, ujian madrasah
6. Pembelian bahan-bahan habis pakai misalnya kapur, spidol, bahan praktikum, buku induk siswa, langganan koran, dan lain-lain
7. Pembiayaan langganan daya dan jasa
8. Pembiayaan perawatan madrasah, pengecetan, perbaikan atap bocor dan lain-lain
9. Pembiayaan honorium bulanan guru honorer dan honorium tugas tambahan Kepala Madrasah non PNS
10. Pengembangan potensi guru; pelatihan, KKG/MGMP dan sejenisnya
11. Pemberian bantuan biaya transportasi bagi siswa miskin

12. Pembiayaan pengelolaan BOS; biaya ATK, penggandaan, biaya transportasi dalam rangka mengambil dana BOS
13. Pembelian personal computer untuk kegiatan belajar siswa

Untuk sekolah/ madrasah swasta maka sumber dana dapat diperoleh dari iuran siswa atau hasil karya siswa/ sekolah yang kembangkan melalui koperasi sekolah ataupun langsung di perjual belikan oleh pihak sekolah. Namun hal ini dapat dilaksanakan hanya bila tidak mengganggu proses belajar mengajar dan tidak ada keberatan dari pihak orang tua siswa itu sendiri.

Ada beberapa kelengkapan dalam pengelolaan kegiatan administrasi keuangan yakni:
1. Kutipan Daftar Isian Kegiatan (DIK) yang menyangkut perincian biaya bagi sekolah/madrasah yang bersangkutan
2. Buku register SPM (Surat Perintah Membayar)
3. Buku Harian yang digunakan untuk melakukan pencatatan harian
4. Buku Kas Umum

2. Layanan Khusus
Layanan merupakan persoalan yang serius bagi para administrator/ manajer. Hal ini dikarenakan keinginan untuk peningkatan di segala bidang sebagai modal dasar dalam memajukan lembaga pendidikan yang dikemdalikannya. Terlebih jika ia merencanakan lembaganya mampu mengungguli lembaga lain, sudah tentu pelayanan menjadi salah satu komponen pengelolaan yang harus mendapat perhatian khusus.
Paradigma yang perlu dijadikan pegangan bagi para kepala madrasah khususnya adalah sebagai khadim al ummat (pelayan ummat) Hal ini berarti mereka harus memberikan pelayanan yang terbaik bagi orang lain baik jajaran pimpinan, para guru/ustadz, siswa/ santri, para karyawan, para wali siswa/santri, para pengguna lulusan, para tamu lembaga dan masyarakat secara luas.
Disinilah letak keunikan sekolah/ madrasah yang jauh dari perkotaan. Kebanyakan guru hanyalah mengandalkan ilmu yang mereka miliki dengan tujuan pengabdian kepada masyarakat tanpa mengharapkan imbalan/ gaji yang besar dari pihak orang tua siswa/ yayasan.
Pelayanan dalam lembaga pendidikan mencakup berbagai hal, misalnya pelayanan pembelajaran, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, dan pelayanan kesejahteraan. Dalam konteks layanan ini, kepala sekolah/ madrasah harus bersikap adil dan proporsional, berusaha semaksimal mungkin untuk memberikan pelayanan terbaik kepada siapapun sesuai dengan potensi yang dimilikinya.
Dalam layanan, menurut Mulyasa ada sifat layanan yang harus dikembangkan kepala sekolah/madrasah agar pengguna layanan menjadi puas yakni; layanan yang sesuai dengan yang dijanjikan (reliability), mampu menjamin kualitas pembelajaran (tangible), iklim sekolah/madrasah yang kondusif (emphaty), cepat tanggap terhadap kebutuhan peserta didik (responsibility).

C. Pengelolaan Dan Pengembangan Administrasi Ketatausahaan

Admnistrasi tata usaha/ tata laksana merupakan serangkaian kegiatan mencatat, menyimpan, menggandakan, menghimpun, mengolah, dan mengirim benda-benda ataupun data tertulis yang pada hakikatnya menunjang seluruh garapan admnisntrasi sekolah/madrasah.
Secara singkat tunjangan administrasi tata usaha/ tata laksana terhadap garapan-garapan admninistrasi sekolah/madrsah adalah sebagai berikut :
1. Terhadap Administrasi Peserta Didik/Siswa
Sejak dari kegiatan penrimaan siswa baru, mengisi buku induk dan buku klaper, penataan siswa dalam kelas sampai siswa eksit dari sekolah, semuanya banyak dilakukan kegiatan tulis-menulis yang melancarkan seluruh kegiatan admnistrasi siswa.
2. Terhadap Administrasi Personel
Tidak banyak berbeda denagn kegiatan admnistrasi siswa, maka sejak pendaftaran/penerimaan pegawai baru, lamaran, pengumpulan berkas-berkas admnistratif, pengusulan kenaikan pangkat/jabatan, sampai pensiunan, dan sebagainya, maka bantuan/tunjangan kegiatan tata laksana sangat besar demi kelancaran adminsitrasi.
3. Terhadap Administrasi Kurikulum
Seperti pembuatan Silabus, RPP, prosem (program semester) dan prota (program tahunan) merupakan tugas guru sepenuhnya, penggandaan dan penyimpana sebagai arsip sekolah/ madrasah adalah termasuk kegiatan tata usaha. Juga tugas evaluasi adalah tugas guru, tetapi pengisiannya ke dalam legger dan buku induk adalah tugas tata usaha.
4. Terhadap Administrasi Sarana/Prasarana
Tugas-tugas perencanaan pengadaan, prakualifikasi, penyimpanan dan seterusnya sampai penghapusan adalah tugas admnistrasi sarana yang kegiatan-kegiatan pada umumnya lebih banyak ditekankan pada kegiatan tata usaha, seperti inventarisasi, penyaluran, pemeliharaan, rehabilitasi, dan seterusnya.
5. Terhadap Adminitrasi Anggaran/Biaya
Pengetikan daftar gaji, laporan, dan sebagainya adalah kegiatan tata usaha.
6. Terhadap Admnisitrasi Organisasi
7. Terhadap Admnisitrasi Hubungan Sekolah Dengan Masyarakat (husemas)
8. Terhadap Supervisi Pendidikan

Kegiatan admnsitrasi tata usaha/ tata laksana dapat dipandang secara Kuantitatif dan secara Kualitatif .
1. Secara kuantitatif, kegiatannya dilihat dari banyak/luas atau sedikit/sempitnya volume pekerjaannya. Misalnya di TK/SD tidak ada pegwai TU secara khsusus, semuanya menjadi tanggung jawab Kepala sekolah dan guru-guru, sedangkan di SLTP, SLTA, dan Perguruan Tinggi pegawai TU-nya semakin banyak dengan tugas yang semakin terperinci pula.
2. Secara kualitatif, tanpa memandang jenjang sekolahnya luas/sempitnya kegiatan TU dapat tergantung dari kreativitas para petugasnya. Misalnya menyediakan format-format, membuat bagan struktur program, statistik, kartu kendali, dan sebagainya.

Contoh kegiatan administrasi ketatausahaan ;
Proses Pengurusan Surat
Pengurusan surat merupakan tata kerja atau prosedur surat menyurat yang meliputi kegiatan mencatat, mengarahkan, dan mengendalikan surat-surat.
Mencatat surat merupakan kegiatan mencatat keterangan-keterangan yang terdapat pada suatu surat, seperti asal surat, tujuan, nomor, sifat, isi, dan sebagainya. Mengarahkan surat merupakan kegiatan menyampaikan surat sesuai tujuannya. Mengendalikan surat merupakan kegiatan memonitor/mengawasi perjalanan suatu surat sehingga dapat diketahui secara pasti sampai dimana sesuatu surat berada. Misalnya apakah sampai dibagian agenda surat masuk di meja pimpinan, pengetikan, agenda surat keluar, ekspedisi, dan sebagainya. Kegiatan-kegiatan tersebut di atas akan semakin baik bila menggunakan suatu system yang tertentu yang disebut system kartu kendali.
Selain berfungsi sebagai alat pencatat dan alat pengendali surat, kartu kendali berfungsi pula sebagai :
1. alat penelusur, untuk menemukan lokasi surat dengan tepat cepat
2. alat pengantar/ekspedisi surat
3. arsip pengganti

System Pengolahan Arsip
Arsip atau sering disebut pertinggal merupakan pusat data pengingat, sumber informasi, dan sumber penelitian yang harus dikelola dengan seksama serta menggunakan system penataan dan penyimpanan yang handal. Adapaun system yang dapat digunkan antar lain menurut system masalah, system abjad, system tunggal, dan system wilayah. Pada hakikatnya system-sistem tersebut bertujuan agar arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan tepat terutama arsip-arsip penting agar senantias terawat dengan baik terjamin kemanan serta sifat otentiknya, seperti buku arsip, STTB, akta berdirinya sekolah, status sekolah dan sebagainya.

D. Pengelolaan dan Pengembangan Administrasi Kemitraan

Kemitraan yakni peran serta masyarakat merupakan bagian terpenting dalam pengembangan mutu pendidikan terutama masyarakat publiknya yakni orang tua murid, komite madrasah, dan atasan langsungnya serta masyakarat sekitar sekolah/madrasah. Setidaknya salah satu parameter penentu nasib lembaga pendidikan khususnya madrasah adalah masyarakat. Kepercayaan masyarakat pada lembaga pendidikan menjadi salah satu kunci kemajuan sekolah/madrasah. Ketika masyakarat memiliki kepercayaan terhadap lembaga pendidikan mereka akan mendukung penuh bukan saja memasukkan putra putrinya ke lembaga pendidikan tersebut bahkan mengajak/ mempengaruhi teman, tetangga dan kenalannya lainnya untuk ikut memasukkan anak mereka ke lembaga pendidikan tersebut. Namun, sebaliknya pula jika masyarakat tidak memiliki kepercayaan pada lembaga pendidikan di maksud maka mereka juga akan mempengaruhi orang lain untuk tidak mendaftarkan anak mereka ke lembaga pendidikan tersebut. Dengan demikian, masyarakat merupakan komponen strategis yang harus di menej dengan baik oleh pihak sekolah/madrasah karena sekolah/madrasah merupakan bagian yang tak terpisahkan dari masyarakat.
Administrasi kemitraan adalah pengaturan yang berkaitan dengan keikut sertaan dan tanggung jawab secara fisik, mental, dan emosional, baik yang dilakukan perorangan maupun kelompok masyarakat dalam pelaksanaan kegiatan pendidikan di sekolah/ madrasah.
Tujuan administrasi peran serta masyarakat/ kemitraan adalah;
a. Memajukan kualitas belajar.
b. Meningkatkan pertumbuhan dan perkembangan anak.
c. Meningkatkan keserasian kehidupan sekolah/madrasah dengan kehidupan dimasyarakat.
d. Memanfaatkan dan mendayagunakan segala sumber daya yang tersedia dimasyarakat untuk kemajuan pendidikan.
e. Memotifasi masyarakat dalam membantu program sekolah/madrasah
f. Mewujudkan tanggung jawab bersama antara pihak sekolah/madrasah dan masyarakat terhadap kwalitas pendidikan.
Hasil peran serta masyarakat yang diharapkan adalah:
1. Kesamaan persepsi masyarakat dan pihak sekolah/madrasah tentang pentingnya partisipasi masyarakat dalam pelaksanaan pendidikan.
2. Keterlibatan masyarakat dalam pengambilan keputusan tentang pengembangan sekolah/madrasah.
3. Keterlibatan masyarakat dalam pelaksanaan pendidikan sekolah/madrasah.
4. Keterlibatan masyarakat dalam melaksanakan penilaian dan keberhasilan sekolah/madrasah.
5. Keterlibatan masyarakat dalam mempertanggung jawabkan keberhasilan program sekolah/madrasah.

Untuk medapatkan hasil tersebut maka perlu cara dalam menjalin hubungan dengan masyarakat, yakni ;
1. Melaksanakan program-program kemasyarakat, misalnya kebersihan lingkungan
2. Mengadakan open house, memberi kesempatan pada masyarakat untuk mengetahui kegiatan sekolah/ madrasah (dalam kapasitas yang sesuai)
3. Menerbitkan bulletin sekolah/madrasah, majalah atau lembar informasi
4. Mengundang tokoh untuk menjadi pembicara atau Pembina program sekolah
5. Membuat program kerjasama sekolah/madrasah dengan masyarakat.

Prinsip-prinsip administrasi kemitraan dalam pendidikan yaitu:
a. Kerjasam dilandasi dengan itikad baik (good will) oleh kedua belah pihak.
b. Masyarakat tetap menghormati segala peraturan yang berlaku di sekolah/madrasah.
c. Dalam hal teknis edukatif masyarakat tidak diperkenankan untuk campur tangan.
d. Masyarakat dapat berperan serta secara luas dalam pengembangan pendidikan berupa ide, usul, gagasan, pikiran, sumber daya, dan bantuan dana.
e. Sekolah hendaknya mempelajari dan memahami nilai-nilai yang berlaku dalam masyarakat.
f. Partisipasi masyarakat bersifat konstruktif.
g. Peran serta masyarakat dapat dibina secara terus-menerus yang berorientasi pada tujuan peningkatan kualitas pendidikan.

Kesimpulan
Berbagai garapan administrasi pendidikan pada dasarnya bertujuan untuk meningkatkan mutu disegala aspek pendidikan. Penyelenggaraan administrasi merupakan upaya pengaturan dan pendayagunaan segenap sumber daya lembaga pendidikan (manusia, dana, sarana, dan lingkungan) secara efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pendidikan agar tujuan pendidikan tercapai secara optimal. Oleh karena itu, diharapkan kecerdasan dan kebijaksanaan para pemimpin di lembaga pendidikan dalam mengelola segala aspek terkait administrasi pendidikan demi tercapainya kinerja yang baik serta kepuasan masyarakat dan pengguna lulusan terhadap kualitas pendidikan yang diciptakan.

DAFTAR PUSTAKA

Danim, Sudarman, Agenda Pembaharuan Sistem Pendidikan, Yogyakarta: Pustaka Pelajar, 2003)
Dirjen Pend. Islam, Panduan BOS, (Kemenag: Jakarta, 2009)
Gunawan, Ary H., Administrasi Sekolah, (Rineka Cipta: Jakarta, 2002)
Mulyasa,E., Manajemen Berbasis Madrasah: Konsep, Strategi dan Implementasi, (Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2002)
————–, Menjadi Kepala Sekolah Profesiomal dalam Konteks Menyukseskan MBS dan KBK, (Bandung: Remaja Rosdakarya, 2003)
Panduan Manajemen Sekolah, (ttp: Depdikbud Dirjen Pend. Dasar dan Menengah
Direktorat Pendidikan Menengah Umum, 1998)
Qomar, Mujamil, Manajemen Pendidikan Islam, (Erlangga: Jakarta, 2009)
http://www.geogle.com diunduh 21 April 2010
http://www.administrasi informasi.com. Diunduh tanggal 21 April 2010
http://www.admninistrasi sekolah.com. Diunduh tanggal 22 April 2010

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s